Guest Management software & Co: qual è il tool giusto per te

Guest Management software & Co: qual è il tool giusto per te

Quale sia il software più adatto per gestire la propria attività alberghiera è sicuramente il tema che tiene svegli molti hotel manager. Nel nostro precedente articolo abbiamo semi affrontato l’argomento, indicando quali sono le funzionalità principali di gestionali e piattaforme come: PMS, booking management e guest management software.

In questo articolo invece, parleremo di quali strumenti per la gestione alberghiera è più consono adottare a seconda della tipologia della struttura ricettiva che gestisci. In particolare, analizzeremo gli strumenti sopra indicati tenendo in considerazione alcuni elementi, come:

  • dimensione della struttura;
  • obiettivi in fatto di fatturazione e aumento della clientela;
  • facilità di utilizzo delle piattaforme;
  • i benefici che questi strumenti potrebbero portare ai tuoi clienti.

Iniziamo!

Partiamo dalle basi: il PMS

 

Come abbiamo visto, il PMS o Property Management System fornisce un supporto nella basilare organizzazione della attività alberghiera. Che tu gestisca un agriturismo di 10 stanze o un hotel di lusso con una capacità ricettiva di oltre 400 ospiti, avere un tool che ti supporti nel front e back office è fondamentale. Quindi, quando utilizzare questo tipo di gestionale?

Per quanto riguarda la dimensione della tua struttura, sul mercato esistono PMS che fanno al caso di ogni attività. Ovviamente, se hai un hotel a conduzione familiare opterai per una soluzione con meno funzionalità e di conseguenza meno dispendiosa. Se invece ti ritrovi a coordinare una struttura più grande è bene pensare di utilizzare una versione che includa feature come la possibilità di esportare report e analytics al fine di migliorare la gestione complessiva della struttura.

Proprio per questa ragione, il PMS arriva in tuo soccorso anche quando hai difficoltà nel coordinamento dello staff e dei clienti nelle attività quotidiane, come check-in, check-out e gestione disponibilità delle camere. Il corretto coordinamento del tuo team rifletterà sicuramente in una customer experience con i fiocchi per gli ospiti del tuo hotel. Per quanto il PMS sia basilare per una corretta gestione di un hotel, ti facciamo anche una raccomandazione: optare sempre per delle versioni aggiornate e facilmente integrabili con altre piattaforme! Molti hotel, per quanto investano in delle soluzioni all’avanguardia per il management interno si ritrovano ad utilizzare tool obsoleti la cui semplice integrazione ad altri strumenti comporta un costo. Quindi fai attenzione a non cadere in questa trappola e opta per PMS aggiornati e facilmente integrabili.

 

Booking system: sì o no?

 

Questo dibattito è all’ordine del giorno: includere la possibilità di prenotazione direttamente dal proprio sito web, sì o no? Molti hotel manager trovano questa soluzione alquanto rischiosa e dispendiosa in fatto di tempo e risorse impiegate. In realtà, specialmente per le attività alberghiere medio-piccole è un valido mezzo per aumentare il proprio fatturato, e non solo. La prenotazione telefonica è ormai obsoleta e se anche tu stai facendo ancora resistenza ad abbracciare nuove soluzioni tecnologiche per il tuo business, apri gli occhi! Una customer experience invidiabile deve essere il tuo fiore all’occhiello e offrire soluzioni smart e veloci è l’unico modo per garantirti una grossa fetta di clientela e la fidelizzazione di quest’ultima.

 

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online booking

Un altro motivo per cui molti hotel manager arricciano il naso davanti alla possibilità del booking management e che spesso si pensa ci sia lo zampino dei cosiddetti OTA (Online Travel Agency), ossia i siti intermediari di prenotazione. I pro, che quest’ultimi offrono sono sicuramente tanti, come visibilità ed eventuali recensioni di clienti soddisfatti, ma dovendo stare con i piedi per terra, non dimentichiamoci delle commissioni che comporta ogni prenotazione fatta tramite questi portali. Soluzione? Integrare un widget di prenotazione direttamente sul sito web del tuo albergo! Giusto per assicurarti che tutti i guadagni tramite questo tool entrino nella cassa della tua struttura. Ovviamente, limitarsi solo alla realizzazione di questo tipo di integrazione non basta. Devi informare i tuoi potenziali clienti che questa funzionalità esiste, tramite tutti i mezzi a tua disposizione! Non ci dilungheremo troppo al riguardo, ma in questo senso brochure per local marketing e social media sono i tuoi migliori alleati!

 

Il successo del tuo hotel grazie al guest management software

 

Come avrai capito, il PMS e il Booking management, aiutano sicuramente nella gestione delle attività quotidiane del tuo hotel, nel coordinamento del tuo staff e nella organizzazione interna. Fattori, che sono la base per il successo o l’insuccesso di una customer experience eccezionale. In realtà, per quanto questi strumenti siano utili, non offrono un canale direttamente utilizzabile dal cliente per comunicare con il tuo hotel e il tuo staff, e soprattutto per poter trarre un’esperienza a 360° dal proprio soggiorno. Molte strutture ricettive si affidato al supporto di guest management software per facilitare la prenotazione dei servizi affiliati che offrono, come prenotazioni al ristorante, trattamenti beauty & wellness, servizio in camera e molto altro.

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La prima titubanza da parte degli hotel manager verso questi tool potrebbe riguardare il prezzo. In realtà, trattandosi di pannelli di controllo e non di gestionali, i prezzi sul mercato sono abbordabili perfino per le strutture medio-piccole, che vogliono incentivare i propri clienti ad usufruire i servizi che offrono. La comunicazione end-to-end che offre un guest management software snellisce la comunicazione tra cliente ed albergatore permettendo a quest’ultimo di concentrarsi nell’offrire un servizio impeccabile, senza perdersi in burocrazie organizzative inutili.

 

Ma facciamo un passo indietro per capire come funzionano i guest management software.

In genere, trattasi di un pannello di controllo, accessibile da ogni membro del tuo staff, da cui è possibile monitorare eventuali ordini e richieste da parte degli ospiti e gestire la corretta esecuzione di ognuno di questi ordini. Non solo puoi avere sotto controllo le richieste dei tuoi clienti, ma accedere anche a degli analytics che ti permetteranno di capire quali sono i servizi più gettonati. Dall’altra parte, il cliente, può accedere ai servizi che la tua struttura offre in tutta facilità, in genere dal proprio smartphone e tramite app. Insomma, con un servizio del genere, non solo “rischi” di aumentare il fatturato del tuo hotel, ma ti adatti anche alle logiche del mercato odierno, in cui servizi mobile e responsive sono all’ordine del giorno.

 

Abbiamo visto i tre strumenti principali per coordinare al meglio il tuo staff e il tuo hotel, al fine di offrire un’esperienza inimitabile ai tuoi ospiti.

Questi pochi spunti fanno parte di un quadro generale più ampio sul come utilizzare tool digitali e servizi all’avanguardia per migliorare la customer expeprience dei tuoi ospiti. Sei curioso? Scarica la nostra infografica gratuita “10 modi per migliorare la customer experience dei tuoi ospiti”! Scoprirai statistiche e consigli esclusivi su come offrire ai tuoi clienti ciò che ogni ospite desidera e merita: non solo un pernottamento e un pasto caldo, ma una esperienza di soggiorno indimenticabile e personalizzata.

 

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